SAP – Bir İşletmenin Temel Taşları

SAP sisteminde HR ve FI-CO modüllerinin uyarlanması, iş akış süreçlerini optimize etmek için kritik öneme sahiptir. SPRO işlem kodu ile uyarlama adımlarını nasıl kolaylaştıracağınızı öğrenmeniz sizin için fayda sağlayacaktır.

SAP Modül Uyarlamaları

SAP modüllerinin yeni işletmeye uyarlanması, o kadar kritik bir konudur ki, İşletmenin aktif departmanlarındaki veri girişlerinin sağlıklı ve doğru bir şekilde sisteme akışının sağlanmasında önemli rol oynamaktadır. İşletmenin varlığını sürdürmesinin nedeni olan sektörün, iş akış süreçleri, aynı şekilde, SAP sistemindeki ilgili modüllerin başlangıçta uyarlanması anlamına gelmektedir. İşletmenin iş alanı ne olursa olsun, öncelikli olarak SAP sisteminde yerini alacak öncelikli modüller HR ve FI-CO’ dur. Personel ve Finans/Muhasebe yönetimi, bir işletme için SAP’ de yürütebilirlik ve işletebilirlik bağlamında uyarlanması gereken modüllerde ilk sıradadır.

SAP SPRO

SPRO işlem kodu ile (transaction code) ile uyarlama hiyerarji listesine ulaşılmaktadır. ilgili görselleri aşağıda bulabilirsiniz. Yaratacağınız müşterinin işlemlerini hangi muhasebe sorumlusunu atayacağınızı ilgili spro adımları ile nokta atışı uyarlama işlemleri yapabilirsiniz.

Nelere Dikkat edilmeli?

Yukarıda verdiğimiz örnek modüller üzerinden ilerlersek; SAP HR modülü, Türkiyedeki SGK ve iş kanunu dikkate alınarak yapılandırılır. Aksi durum, yanlış personel bilgilerine ve hesaplamalarına neden olacaktır. Bazı ayarlar, yılın başında düzenlenir. Takvim yılı olarak tatil, resmi ve bayram tatilleri günleri ilgili modülde değiştirilir. Akabinde yıl içinde bir personel için girilen izin ve çalışma günleri bu hususlar dikkate alınarak SAP tarafından hesaplanır.

Diğer bir deyişle, IK ‘da çalışan kullanıcı, SAP sistemine HR menülerine bağlandığında, sisteme hangi kurallar çerçevesinde giriş yapacağı , HR modül uyarlamalarıyla belirlenmiştir. Bu süreç de kullanıcının yapacağı yanlış bir işlemdeki uyarı mesajları ve hatırlatmalar da(SAP sisteminin dışında) bu modülün uyarlanmasıyla sağlanmaktadır. En önemlisi, personel Bordrosu uyarlamalarda belirtilen kriterlere göre hesaplanması sağlanır.

Örneğin, 2010 yılı Temmuz ayında “Ücret Gelirleri Tarife Değişikliği” kanun tasarısı yasallaşmıştı. SAP Türkiye bu değişikliğin SAP sisteminde uygulanmasını “Yeni vergi dilimleri sistemde danışman desteği alınarak, uyarlama ile tanımlanacak” şeklinde duyurusunu yapmıştı. Bu nedenle, SAP Türkiye tarafından yeni bir geliştirmeye ihtiyaç duyulmadı.

Yıl içinde SGK ile ilişkili yasallaşan maddeler ise, SAP sitesinde çok kısa sürede şirketler için gerekli işlem dökümanları hazırlanır ve yayınlanır. İşletmelerin de bu yasal değişikliği, yayınlanan bilgilendirme doğrultusunda SAP sistemlerine yüklemeleri beklenir. Bir ülkede kullanılan yabancı veya yerli ERP Yazılımları, o ülkenin dinamik işleyişlerine, kanunlarına paralel ilerlemek ve takip etmek zorundadırlar. Ve Her ülkenin Sosyal işleyiş politikaları, kanunları ve muhasebe standartları farklıdır.

Ayrıca, FI-CO modullerin uyarlanmasında, yasalarla belirlenen ,Muhasebe tek düzen hesap planı dikkate alınır. Masraf yerleri, hesap tayinleri gibi önemli detaylarda , bu modüller de düzenlenir. Devletim resmi kurumlarına verilecek olan beyanname, muhtasar gibi kontrole tabi tebliğ’lerin doğruluk ve gerçeklik düzeylerinin temelinin belirlenmesi yine uyarlamalar sayesinde olur. Ülkede ikamet eden yabancı firmalarında sorumluluğu bazı nüanslar dışında yerli firmalar ile aynıdır.

Bir örnek daha verelim; depo, stok, lojistik ve satış gibi SAP’ nin ilgili modüllerinde de uyarlama süreçleri kapsamlı ve önemlidir. Depoya giren ürüne verilecek kod numarasından tutun, şirket koduna , amortismandan tutun, stok sayımına, ürünün üretiminden kalite kontrolüne kadar çok fazla kurallar zinciri, kendi içindeki işleyişe bağlı olarak hayata geçirilir. Bu çalışmaları konusuna hakim modül sorumluları veya yetkililer tarafından yapılması çok önemlidir.

Sistemin uyarlamaya açılması TEHLİKELİ mi?

SAP yazılımının modül yapılandırmaları için , sistemi uyarlamaya açılabildiği gibi, bazen de kullanıcıların talebi doğrultusunda, canlı sistemde yapılması gereken çalışmalar için de sistem uyarlamaya geçici olarak açılabilir. Yalnız bu işlemin kontrollü bir şekilde yapılması, işlemin muhteviyatına göre mümkünse, sistem de kullanıcılar olmadığı zaman tercih edilmesi gerekir.

Canlı sistemin kullanıcılar aktifken uyarlamaya açılması, Aslında sistem de olabilecek her türlü soruna zemin hazırlamak demektir. Çünkü, sistem uyarlamaya kapalıyken , kullanıcıların yanlış işlemlerinde , kullanıcıyı uyaran mekanizma, uyarı mesajları vs , sistemde aktif durumdadır. Diğer türlü kullanıcının yapmaması gereken bir işlemi sürekli sistem de deniyor olması:), kullanıcının başarıya ulaşmasına ve sistemde, veri tabanında vb sorunlar oluşmasını sağlayacaktır.

Örneğin; Muhasebeci, defter basarken karşılaştığı bazı rakamsal ve sıra no sorunların giderilmesi için, V_TRVOR tablosunun bakımı gerekmektedir. Bunun için öncelikle canlı sistemin uyarlamaya açılması sağlanmalıdır. Geneli itibariyle bu işlemden önce, SAP sistemine bağlı kullanıcıları uyarı maili atılmalıdır.

En sağlıklı ve güvenilir ortam, Sistemde aktif kullanıcı yokken bu işlemlerin yerine getirilmesidir. Kritik basis, Veri tabanı vb işlemleri için de SAP sistemi uyarlamaya açılabilmektedir. Bu işlemler için mesai saati dışında bir zaman aralığı planlanmalıdır. Ki olası sistemin açılmaması vb durumlarda , mesai saati başlangıcına kadar sistem kullanıma hazır hale getirilebilsin.

Uyarlama Bitti! Peki Sonraki aşama Nedir?

En önemli adımlardan biri, Kullanıcı profillerine, Modüllere ilişkin yetki rollerinin oluşturularak atanmasıdır. Hangi kullanıcının hangi yetkiye sahip olacağı, görevi gereği hangi kayıtları giremeyeceğinin belirlendiği yerdir. Bu profesyonel yetkilendirme aracı PFCG (profile generator) işlem kodu oluşturulan “Rol”lerdir. İlerleyen zamanlarda, daha detaylı bu konuya değiniyor olacağız.

Görüşmek dileğiyle.